Letterhead dan kepala surat syarikat: format dan contoh untuk Malaysia

Apa yang mesti ada pada kepala surat syarikat

Seksyen 30(2) Akta Syarikat 2016 mewajibkan setiap syarikat mendedahkan nama berdaftar dan nombor pendaftaran syarikat pada surat perniagaan, notis dan penerbitan rasmi, termasuk dalam bentuk elektronik. Peraturan yang sama meliputi laman web, invois, resit, borang pesanan dan semua surat-menyurat perniagaan lain. Letterhead ialah tempat semua ini bermula, jadi betulkan sekali dan setiap surat, sebut harga dan PDF akan mengikutinya.

Elemen	Wajib?	Cara menunjukkannya
Nama syarikat berdaftar	Ya, oleh undang-undang	Tepat seperti didaftarkan dengan SSM, termasuk “Sdn. Bhd.” atau “Berhad”
Nombor pendaftaran syarikat	Ya, oleh undang-undang	Nombor 12 digit, nombor lama dalam kurungan
Nama lama syarikat	Ya, selama 12 bulan selepas tukar nama	Di bawah nama semasa
Alamat berdaftar atau perniagaan	Dijangka	Alamat penuh dengan poskod dan negeri
Telefon, e-mel dan laman web	Dijangka	Satu nombor utama dan e-mel umum
Nombor pendaftaran SST	Jika berdaftar SST	Di sebelah nombor syarikat, berguna jika letterhead digunakan untuk invois
Logo dan nama jenama	Pilihan anda	Nama jenama boleh berbeza daripada nama berdaftar

Dua perkara sering terlepas pandang. Pertama, nama berdaftar ialah nama sah syarikat, bukan jenama. Jika anda berniaga sebagai “Brand X” tetapi syarikat anda “ABC Trading Sdn. Bhd.”, kepala surat perlu ada nama syarikat, dan jenama boleh diletakkan di sebelahnya sebagai logo. Kedua, seksyen 30(4) mewajibkan syarikat yang menukar nama menunjukkan nama lamanya di bawah nama baharu selama sekurang-kurangnya dua belas bulan.

Nama anda belum muktamad? Semak dahulu melalui panduan carian nama syarikat SSM.

Nombor pendaftaran SSM 12 digit

Sejak 11 Oktober 2019, SSM mengeluarkan nombor pendaftaran 12 digit. Empat digit pertama ialah tahun pendaftaran, dua digit seterusnya jenis entiti, dan enam digit terakhir nombor siri. Syarikat yang didaftarkan sebelum tarikh itu menerima nombor baharu di samping nombor lama.

Tulis nombor baharu dahulu dan nombor lama dalam kurungan. Nombor kami sendiri ditulis 201501033547 (1158867-T). Bank, portal tender dan pelanggan lama mungkin masih menggunakan nombor lama, jadi tunjukkan kedua-duanya.

Format kepala surat rasmi dan ukuran A4

Pejabat di Malaysia mencetak pada kertas A4. Banyak templat percuma dari laman web Amerika ditetapkan kepada US Letter (8.5 x 11 inci), menyebabkan teks teralih atau terpotong apabila dicetak pada A4.

Bahagian	Ukuran
Halaman	A4, 210 x 297 mm
Margin tepi	20 hingga 25 mm
Bahagian atas (logo, nama, nombor)	Sekitar 30 hingga 45 mm dari tepi atas
Footer (alamat, hubungan)	Sekitar 15 hingga 25 mm dari tepi bawah
Teks surat	10 hingga 12 pt, jarak baris sekitar 1.15
Ketinggian logo	Sekitar 12 hingga 20 mm

Contoh letterhead rasmi yang biasa meletakkan logo di kiri atas atau tengah, nama berdaftar dan nombor di sebelah atau di bawahnya, dan alamat serta maklumat hubungan di footer. Biarkan ruang isi surat kosong. Kepala surat yang memenuhi separuh halaman dengan grafik meninggalkan sedikit ruang untuk surat.

Pencetak laser pejabat tidak boleh mencetak hingga ke tepi kertas, biasanya meninggalkan beberapa milimeter kosong. Jika design anda ada jalur warna atau imej hingga ke tepi, ia perlu dicetak awal oleh pencetak dengan bleed, bukan di pejabat.

Templat Word atau Google Docs berbanding letterhead bercetak

Pilihan	Sesuai untuk	Perhatikan
Templat Word (.dotx) atau Google Docs	Surat harian, sebut harga, PDF	Fon mesti dipasang di setiap komputer, atau ia bertukar kepada Arial
Letterhead dicetak awal	Surat rasmi, warna hingga ke tepi, kertas khas	Kos cetak semula apabila mana-mana butiran berubah
Letterhead PDF	Surat dan sebut harga melalui e-mel	Logo mesti resolusi tinggi, bukan tangkapan skrin

Kebanyakan PKS lebih memerlukan templat berbanding stok bercetak. Masukkan bahagian atas dan footer dalam templat supaya kakitangan hanya menaip isi surat. Kunci kedudukan logo dan gunakan fail logo vektor atau resolusi tinggi supaya ia kekal tajam apabila dieksport ke PDF.

Untuk letterhead dicetak awal, kertas biasa tidak bersalut sekitar 80 hingga 100 gsm boleh melalui pencetak pejabat tanpa comot. Panduan kertas cetak kami menerangkan pilihannya.

Letterhead digital untuk PDF dan e-mel

Kebanyakan surat kini dihantar sebagai PDF. Seksyen 30(2)(a) turut meliputi dokumen elektronik, jadi sebut harga atau surat PDF memerlukan nama dan nombor pendaftaran yang sama seperti kertas. Eksport daripada templat ke PDF dengan fon dibenamkan, dan pastikan saiz fail beberapa MB sahaja supaya mudah dilampirkan. Tandatangan e-mel bukan letterhead, tetapi ia patut membawa nama syarikat dan rupa yang sama.

Set alat tulis yang sepadan

Letterhead biasanya direka bersama alat tulis lain supaya butiran dan susun aturnya sepadan.

Item	Saiz biasa di Malaysia
Letterhead	A4, 210 x 297 mm
Kad nama	90 x 54 mm
Sampul DL	110 x 220 mm, muat A4 dilipat tiga
Sampul C4	229 x 324 mm, muat A4 tanpa lipat
Slip ucapan (compliment slip)	Sekitar 99 x 210 mm, satu pertiga A4

Jika anda menggunakan sampul bertingkap, letakkan blok alamat penerima pada letterhead supaya selari dengan tingkap apabila kertas dilipat. Semak kedudukan tingkap dengan pembekal sampul sebelum memuktamadkan susun atur. Lihat panduan saiz kad nama kami untuk kad itu sendiri.

Kesilapan biasa pada kepala surat

1. Nama jenama sahaja. Tiada nama berdaftar atau nombor SSM, yang diwajibkan seksyen 30.
2. Nombor pendaftaran lama sahaja. Tambah nombor 12 digit.
3. Templat US Letter. Tetapkan halaman kepada A4 sebelum mula.
4. Logo resolusi rendah. Logo yang disalin dari laman web kelihatan kabur apabila dicetak.
5. Butiran lapuk. Alamat pejabat atau nombor telefon lama tertinggal dalam templat.
6. Hiasan berlebihan. Grafik besar yang menyesakkan surat.
7. Versi berbeza di setiap jabatan. Satu templat induk mengelakkan masalah ini.

Mendapatkan design letterhead

Letterhead patut mengikut logo, warna dan fon dalam panduan jenama anda. Kami mereka letterhead, templat Word dan set alat tulis penuh sebagai sebahagian perkhidmatan identiti korporat kami, dari studio kami di Petaling Jaya dan Pulau Pinang. Hantar nama berdaftar, nombor SSM dan dokumen yang paling kerap anda hantar melalui borang sebut harga.