马来西亚公司信笺 (Letterhead) 格式与设计

马来西亚公司信笺必须注明什么

《2016 年公司法令》第 30(2) 条规定，每家公司都必须在商业信函、通知和正式刊物上注明注册名称和公司注册号码，电子形式也包括在内。同一条文也涵盖网站、发票、收据、订单表格和所有其他商业往来文件。信笺是这一切的起点，一次做对，之后每封信、每份报价单和 PDF 都跟着正确。

项目	是否必须	写法
公司注册名称	是，法律规定	与 SSM 注册的名称完全一致，包括 “Sdn. Bhd.” 或 “Berhad”
公司注册号码	是，法律规定	12 位新号码，旧号码放括号内
公司旧名称	改名后 12 个月内必须	放在现有名称下方
注册地址或营业地址	一般都有	完整地址，包括邮区编号和州属
电话、电邮和网站	一般都有	一个主要电话和一个公用电邮
SST 注册号码	已注册 SST 的商家	放在公司号码旁，信笺用于开发票时尤其有用
Logo 和品牌名	自行决定	品牌名可以与注册名称不同

有两点经常被忽略。第一，注册名称是公司的法定名称，不是品牌名。如果您的品牌叫 “Brand X”，公司却是 “ABC Trading Sdn. Bhd.”，信笺上必须写公司名称，品牌可以作为 Logo 放在旁边。第二，第 30(4) 条规定，公司改名后，至少十二个月内须在新名称下方注明旧名称。

公司名称还没确定？请先阅读我们的 SSM 公司名称查询指南。

12 位 SSM 注册号码

自 2019 年 10 月 11 日起，SSM 发出 12 位注册号码。前四位是注册年份，接着两位代表实体类别，最后六位是流水号。在这日期之前注册的公司，除了旧号码，也获发新号码。

先写新号码，旧号码放在括号内。我们自己的号码写作 201501033547 (1158867-T)。银行、投标系统和老客户可能仍用旧号码，两个都写可以省去询问。

正式信笺格式与 A4 尺寸

马来西亚的办公室用 A4 纸打印。很多来自美国网站的免费模板设为 US Letter (8.5 x 11 英寸)，在 A4 纸上打印时文字会偏移或被切掉。

区域	尺寸
页面	A4，210 x 297 mm
左右页边距	20 至 25 mm
页眉区 (Logo、名称、号码)	距上边缘约 30 至 45 mm
页脚区 (地址、联系资料)	距下边缘约 15 至 25 mm
正文	10 至 12 pt，行距约 1.15
Logo 高度	约 12 至 20 mm

常见的正式版面是 Logo 放在左上角或居中，注册名称和号码放在旁边或下方，地址和联系资料放在页脚。正文区域要留白。图案占了半页的信笺，留给信函内容的空间就很少。

办公室的激光打印机无法打印到纸张最边缘，通常会留几毫米空白。如果设计有延伸到边缘的色带或图片，就必须由印刷厂加出血位预先印好，不能在办公室打印。

Word 或 Google Docs 模板与印刷信笺

选择	适合	注意
Word (.dotx) 或 Google Docs 模板	日常信函、报价单、PDF	每台电脑都要安装字体，否则会变成 Arial
预先印刷的信笺	正式信函、满版颜色、特种纸	任何资料更改都要重印
PDF 信笺	电邮发送的信函和报价单	Logo 要高分辨率，不要用截图

大部分中小企业更需要的是模板，而不是印好的信笺纸。把页眉和页脚做进模板，员工只需输入正文。锁定 Logo 位置，使用矢量或高分辨率的 Logo 文件，导出 PDF 时才会清晰。

预先印刷的信笺，用约 80 至 100 gsm 的无涂布纸，放进办公室打印机也不会糊墨。我们的印刷纸张指南有更多说明。

用于 PDF 和电邮的电子信笺

现在大部分信函以 PDF 发出。第 30(2)(a) 条同样涵盖电子文件，所以 PDF 报价单或信函也必须有与纸本相同的名称和注册号码。从模板导出 PDF 时嵌入字体，文件控制在几 MB 内，方便电邮附件。电邮签名不是信笺，但应使用相同的公司名称和视觉风格。

配套文具

信笺通常与其他文具一起设计，资料和版面才会一致。

项目	马来西亚常用尺寸
信笺	A4，210 x 297 mm
名片	90 x 54 mm
DL 信封	110 x 220 mm，可放三折的 A4
C4 信封	229 x 324 mm，可平放 A4
便笺 (Compliment slip)	约 99 x 210 mm，A4 的三分之一

如果使用开窗信封，信笺上的收件人地址区要在折好后对准窗口。定稿前请向信封供应商确认窗口位置。名片本身请参考我们的名片尺寸指南。

常见信笺错误

1. 只写品牌名。 没有注册名称或 SSM 号码，不符合第 30 条。
2. 只写旧注册号码。 请加上 12 位新号码。
3. 用了 US Letter 模板。 开始前先把页面设为 A4。
4. Logo 分辨率太低。 从网站复制的 Logo 印出来会模糊。
5. 资料过时。 办公室搬迁或电话号码更改后，旧模板没有更新。
6. 装饰太多。 大面积图案挤压了信函内容。
7. 各部门版本不同。 用一个统一的主模板就能避免。

请人设计信笺

信笺应遵循您品牌手册中的 Logo、颜色和字体。我们在八打灵再也和槟城的工作室，通过企业形象设计服务设计信笺、Word 模板和整套文具。请通过报价表格告诉我们公司注册名称、SSM 号码，以及您最常发出的文件。